ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

RESPONSABLE: USUARIO ADMINISTRADOR (Asignado por la Entidad)

DEFINICIÓN: Los ingenieros de Orfeo pueden cambiar el programa y modificarlo para comodidad de la entidad, pero en caso que la entidad necesite cambiar algunas opciones del aplicativo se creo el modulo de administrador. El módulo de administración de Orfeo le permite principalmente crear o modificar usuarios, dependencias, Tarifas, Entidades, entre otros, según sea el caso. Para realizar cualquier tipo de transacción de creación o modificación deberá autenticarse con un usuario que tenga asignado el permiso de Administración en el sistema. Una vez ingrese al Sistema, encontrará el permiso Administración en la sección de permisos, ubicada en la parte superior de la pantalla.

La administración funcional de Orfeo comprende los siguientes temas:

Administración de Usuarios:

Administración de Dependencias
Días no hábiles
Tipos de radicación
Países
Departamentos
Municipios
  

Administración de Plantillas

A continuación se explicará cada uno de ellos.

ADMINISTRACIÓN DE DEPENDENCIAS

Para ingresar a la sección de administración de dependencias por favor seguir los siguientes pasos:

Crear Dependencias

Para crear una nueva dependencia realice los siguientes pasos:

1) Haga clic en “DEPENDENCIAS” (Tercera opción del módulo de Administración)

2) En la pestaña “Básicos” se puede ver un formulario general que da la posibilidad de modificar, crear, habilitarla, eliminar o deshabilitar alguna dependencia según sea el caso, al igual se pueden entrelazar dependencias de manera que pueda tener una relación jerárquica entre ellas. Además en la parte de los botones aparece uno que permite ver la lista de las diferentes dependencias existentes.

Diligencie el formulario con los datos requeridos:

Código: Escriba el número de identificación del área asignado por el centro de costos de la entidad. Este código es único por cada área y no podrá ser modificado una vez sea creada la dependencia en el Sistema.

Sigla: Si la dependencia se identifica con una sigla escríbala en este campo.

Estado: Activa.

Nombre de la Dependencia: Escriba el nombre completo de la dependencia.

Dirección y ubicación de la dependencia: Escriba la dirección del predio donde se ubica la dependencia y seleccione Continente, País, Municipio y Departamento.

Dependencia Padre: Es la dependencia que se encuentra por organigrama encima de la dependencia a crear.

Dependencia Territorial: Es la dependencia donde se encuentra ubicada la dependencia a crear.

Dependencias a las que será visible la dependencia a crear: En el momento de realizar la transacción reasignar si el usuario tiene el perfil de jefe podrá visualizar las dependencias que se seleccionen en este ítem.

3)Hacer clic en el botón “Agregar”.

4)Automáticamente el Sistema mostrará la creación exitosa de la dependencia.

Consecutivos

En la pestaña “Consecutivos” se puede ver los tipos de radicación (1 salida, 2 entrada, 3 memorandos) y una pestaña al lado para seleccionar la dependencia con la que se va vincular ese tipo de radicado para generar un consecutivo entre ellas.

En dicha pestaña, podrá configurar los consecutivos para que sean independientes para cada dependencia o dichos consecutivos serán compartidos con otra área de trabajo. Este procedimiento se realiza de la siguiente manera:

1)Se escoge la dependencia que desea vincular en el menú desplegable “Seleccione Dependencia”.

2)Seleccionar la dependencia por cada tipo de radicado (1 Salida, 2 Entrada y 3 Memorando).

3)Por último haga clic en “Modificar” se pulsa el botón de modificar para guardar los cambios.

Se recomienda que cada dependencia o área de trabajo maneje sus propios consecutivos como la ilustración anterior. Sin embargo, el sistema permite vincular los consecutivos de cada tipo de radicado con otra dependencia, teniendo en cuenta el siguiente ejemplo:

La dependencia 210 - División de Presupuesto compartirá sus consecutivos con su dependencia padre (200 – Subdirección Financiera). Por tanto, para cada tipo de de radicado se seleccionará la dependencia padre como se presenta a continuación:

Para volver al administrador de dependencias, haga clic en el permiso de Administración ubicado en la sección izquierda de permisos.

DÍAS NO HÁBILES

Agregar días no hábiles

Si requiere seleccionar un día como no hábil realice los siguientes pasos:

1) En el permiso de Administración haga clic en “DÍAS NO HÁBILES”. 2) Seleccione el día por medio de la herramienta “Seleccionar fecha”.

3) Cuando seleccione la fecha haga clic en la opción “Agregar”.

4) El sistema agregara la fecha a la lista de los días no hábiles.

Eliminar días no hábiles

Para eliminar un día no hábil, debemos seguir los siguientes pasos:

1) En el modulo de administración haga clic en “DÍAS NO HÁBILES”

2) En el campo fechas registradas seleccione el día que necesita eliminar.

3) Haga clic en la opción borrar.

4) El sistema eliminara la fecha de los días no hábiles.

Al seleccionar un día como no hábil, el sistema automáticamente eliminara ese día del proceso de revisión de un radicado.

• Seleccionar fecha: Busque y seleccione la fecha que sera marcada como no hábil.

• Filtro: Seleccione un año y automáticamente el sistema en el campo de “Fechas registradas” le mostrara todos los días no hábiles de ese año.

• Fechas registradas: Muestra una lista de los días no hábiles, en un año específico el cual se selecciona con la opción “Filtro”.

TIPOS DE RADICACIÓN

Esta opción del modulo de administrador no permite gestionar los Tipos de Radicación (T.R.)

Seleccione el código: En este campo usted puede ver los tipos de radicación ya creados (1 salida, 2 entrada, 3 memorando) y puede seleccionar los espacios (4-9) para crear nuevos tipos de radicado.

Nombre del T.R: Si selecciona uno de los códigos de tipo de radicado ya creado en esta opción le mostrara el nombre del tipo de radicado. En caso de que seleccione un código de tipo de radicado que no este creado, usted lo puede crear y nombrar mediante esta opción.

Genera radicado de salida: En esta opción modificamos si el radicado es de salida, es decir, si genera respuesta. Agregar tipos de radicado

Si necesitamos agregar otra opción de tipo de radicado debemos seguir los siguientes pasos:

1) En el modulo de administrador entramos a la opción “Tipos de radicación”.

2) Seleccionamos uno de los campos libres (4-9)

3) Rellenamos los campos Nombre del T.R. y Genera radicado de salida .

4) Damos clic en la opción Agregar, y el sistema agregará el T.R. automáticamente.

Modificar o Eliminar tipos de radicado

Si necesitamos eliminar un tipo de radicado o modificarlo debemos seguir los siguientes pasos.

1) En el modulo de administrador entramos a la opción “Tipos de radicación”.

2) Seleccionamos el código del tipo de radicado.

3) Hacemos clic en Modificar o Eliminar.

Nota: Los tipos de radicado con código 1 y 2 no se pueden eliminar o modificar

PAÍSES

Esta opción del modulo de administrador nos permite gestionar los países que creamos para el envío de correspondencia y también agregar algunos nuevos

Seleccione Continente: Primero debemos seleccionar el continente, antes de crear los datos de un país o para ver los de uno ya creado.

Seleccione País: En este campo podemos seleccionar un país cuando necesitemos consultar su código.

Ingrese código de país: Este campo sirve para ver el código de un país o ingresar un código nuevo en caso de que necesitemos crear los datos de otro país.

Ingrese nombre de país: En este campo podrá ingresar el nombre de un país cuando necesite crear los datos de uno nuevo, o modificar uno ya creado. Agregar países Si necesitamos agregar países debemos seguir los siguientes pasos:

1) En el modulo de administrador hacemos clic en la opción “Países”.

2) Seleccionamos el continente al cual pertenecerá este país.

3) Ingrese el código del país para registrarlo.

4) Ingrese el nombre para registrar el país.

5) Luego hacemos clic en agregar y el sistema agregará el país automáticamente.

Nota: En caso de querer agregar nuevos países de donde saco los códigos? Para esto usamos los códigos sugeridos por la ISO. Los cuales se pueden encontrar en el siguiente enlace http://es.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-1

Modificar o eliminar países del sistema

Para modificar o eliminar los datos de un país debemos seguir los siguientes pasos:

1) En el modulo de administrador hacemos clic en la opción “Países”.

2) Seleccione el continente del país.

3) Seleccione el país.

4) -Modificar: Cambie los datos y haga clic en modificar.

-Eliminar: Haga clic en eliminar.

5) El sistema hará los procesos automáticamente.

DEPARTAMENTOS

Mediante esta opción del modulo de administrador podremos eliminar, crear o modificar el código que se le asigne a un departamento.

Seleccione Continente: Primero debemos seleccionar el continente, para habilitar las demás opciones.

Seleccione País: Debemos seleccionar el país para poder ver los departamentos de este.

Seleccione Dpto: Podemos seleccionar un departamento para conocer su código, modificarlo o eliminarlo.

Ingrese código de Dpto: En este campo se puede ver el código de un departamento o también se puede modificar uno ya creado, o crear otro código

Ingrese nombre de Dpto: En este campo podrá ingresar el nombre de un departamento en caso de que necesite crear uno nuevo, o modificar uno ya creado.

Agregar departamentos

Si necesitamos agregar departamentos debemos seguir los siguientes pasos:

1) En el modulo de administrador hacemos clic en la opción “Departamentos”.

2) Seleccionamos el continente.

3) Seleccionamos el países al cual pertenece el departamento.

4) Ingrese el código del departamento para registrarlo.

5) Ingrese el nombre para registrar el departamento.

6) Luego hacemos clic en agregar y el sistema agregará el departamento automáticamente.

Modificar o eliminar departamentos del sistema

Para modificar o eliminar los datos de un departamento debemos seguir los siguientes pasos:

1) En el modulo de administrador hacemos clic en la opción “Departamentos”.

2) Seleccione el continente.

3) Seleccione el país.

4) Seleccione el departamento.

5) •Modificar: Cambie los datos y haga clic en modificar.

Eliminar: Haga clic en eliminar.

6) El sistema hará los procesos automáticamente.

MUNICIPIOS

Esta opción del panel de administrador nos indica el código de un Municipio, y podemos modificarlo o eliminarlo.

Seleccione Continente: Primero debemos seleccionar el continente, para habilitar las demás opciones.

Seleccione País: Debemos seleccionar el país para poder ver los departamentos de este, y así habilitar los Municipios.

Seleccione Dpto: Cuando seleccionemos el departamento podremos revisar el Municipio.

Seleccione Municipio: Seleccione el Municipio el cual va a gestionar.

Ingrese código de Municipio: En este campo se puede ver el código de un Municipio, modificar uno ya creado, o crear un código nuevo para un municipio.

Ingrese nombre de Municipio: En este campo podrá ingresar el nombre de un Municipio en caso de que necesite crear uno nuevo, o modificar uno ya creado.

Homologa precios de envío local con otra ciudad?: Cuando una ciudad es muy cercana a otra, la empresa de correos, supone que los precios son iguales.

Seleccione ésta: Este campo se usa junto con la opción anterior.

Agregar Municipios

Si necesitamos agregar municipios debemos seguir los siguientes pasos:

1) En el modulo de administrador hacemos clic en la opción “Municipios”.

2) Seleccionamos el continente.

3) Seleccionamos el países.

4) Seleccione el departamento.

5) Ingrese el código del municipio para registrarlo.

6) Ingrese el nombre para registrar el municipio.

7) Luego hacemos clic en agregar y el sistema agregará el municipio automáticamente.

Modificar o eliminar municipios del sistema

Para modificar o eliminar los datos de un municipio debemos seguir los siguientes pasos:

1) En el modulo de administrador hacemos clic en la opción “Municipios”.

2) Seleccione el continente.

3) Seleccione el país.

4) Seleccione el departamento.

5) Seleccione el municipio.

6) Modificar: Cambie los datos y haga clic en modificar. Eliminar: Haga clic en eliminar.

7) El sistema hará los procesos automáticamente.