USUARIOS Y PERFILES

Para crear un usuario en el sistema realice los siguientes pasos:

1)Haga clic en “USUARIOS Y PERFILES”, en Acciones. Al estar ubicado en la pantalla de “Administración de Usuarios y Perfiles”, seleccione la opción Crear Usuario.

2)En la siguiente pantalla, realice registre los datos del usuario a crear. Los campos obligatorios se encuentran marcados entre con asterisco (*)

Perfil: Normal o Jefe de acuerdo a la estructura de la entidad. Recuerde que sólo puede existir un jefe por dependencia y es a quien le serán dirigidas las comunicaciones que le sean direccionadas desde el área de Gestión Documental o jefes de otras áreas.

Dependencia: Seleccione la dependencia a la cual pertenece el usuario.

Nro. Cédula: Número de documento de identidad de la persona que se registra. El sistema no permite crear usuarios con el mismo número de identificación.

Usuario: Nombre de usuario con el que se va identificar ante el sistema. Corresponde al usuario del correo electrónico de Metrovivienda. Este solo puede ser ingresado una vez, no es modificable por la aplicación.

Nombres y Apellidos: Nombre completo de la persona que se registra. Este campo si puede ser modificado a futuro, pero no se recomienda realizar dichos cambios.

Fecha de Nacimiento, Ubicación Física, Piso, Extensión y Mail: No son obligatorios, pero permiten obtener datos detallados para la información del usuario.

3) Una vez registrados los datos en el formulario anterior, haga clic en grabar en el botón azul en forma de DISQUETE, Grabar.

4) Automáticamente el sistema le mostrará el listado de permisos los cuales se detallan a continuación:

Permisos de Usuario en el SIIM2

Listado de permisos

A continuación encontrará el detalle de los permisos vistos en el literal 4 del ítem anterior.

Descripción de los permisos de usuario en el SIIM2

MÓDULO, OPCIONES DEL SISTEMA, DESCRIPCIÓN DEL PERMISO.

MÓDULO: DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La digitalización de los documentos permite relacionar cada registro de entrada o cualquier tipo de radicación, generado en el Sistema de Gestión Documental con la imagen del documento físico, para que al realizar la consulta de un radicado se pueda visualizar en pantalla el documento virtualmente.

El aplicativo de digitalización se encuentra únicamente en los equipos que tienen instalados un escanear y por medio de ellos se obtiene una imagen digital para ser encadenada al registro radicado.

OPCIONES DEL SISTEMA:

ACTIVO: Le permite acceder al digitalizador del SIIM2, También habilita el permiso Asociar Imágenes en formato PDF con imagen principal de un radicado.

INACTIVO: No podrá asociar documentos digitalizados a los radicados.

NOTA: Recuerde que antes de realizar la digitalización de un documento debe seleccionar la configuración adecuada de acuerdo al tipo de escáner utilizado. Además se debe tener en cuenta las recomendaciones para digitalizar un documento.

MÓDULO: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Módulo creado para la administración de la información manejada por el Grupo de Archivo, de la creación y modificaciones de las series, subseries y tipos documentales de cada una de las dependencias de Metrovivienda.

OPCIONES DEL SISTEMA:

ACTIVO: Permite habilitar el permiso de Tablas de Retención Documental, este permiso es asignado a la TRD en la entidad.

INACTIVO: No tendrá permisos de TRD.

MÓDULO: MODIFICACIONES

OPCIONES DEL SISTEMA:

ACTIVO: Permite realizar la modificación de la información general de un radicado, independiente del usuario que posea el radicado. INACTIVO: El usuario NO tendrá permisos de modificaciones.

MÓDULO: IMPRESIÓN

OPCIONES DEL SISTEMA:

CERO (0): Sin permiso de impresión.

UNO (1): Permite marcar el tercer VISTO BUENO (VoBo)de los radicados de la dependencia en el cual se encuentra el usuario.

DOS (2): Permite marcar el tercer VISTO BUENO (VoBo)de los radicados de cualquier dependencia en la entidad.

MÓDULO: PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

OPCIONES DEL SISTEMA:

ACTIVO: El usuario podrá registrar el préstamo de un documento a cualquier usuario en la entidad.

INACTIVO:El usuario no tendrá asignado el préstamo de documentos.

MÓDULO: SOLICITUD DE ANULACIONES

OPCIONES DEL SISTEMA:

ACTIVO: El usuario podrá solicitar la anulación de cualquier radicado excepto los de entrada y los marcados con el cuarto VoBo. (envíos).

INACTIVO: El usuario NO podrá anular radicados.

MÓDULO: ANULACIONES

OPCIONES DEL SISTEMA:

ACTIVO: Permite anular radicados en solicitud de anulación y genera un cata de anulación.

INACTIVO: El usuario no podrá anular radicados.

MÓDULO: ADMINISTRADOR DE ARCHIVO

OPCIONES DEL SISTEMA:

CERO (0): Sin permiso

UNO (1): Permite realizar la depuración y las búsquedas.

DOS (2): Permite realizar la depuración y las búsquedas más la administración de archivo.

MÓDULO: DEVOLUCIONES DE CORREO

OPCIONES DEL SISTEMA:

ACTIVO: Permite el registro en el sistema de los radicados que han sido devueltos por cualquier razón a través de la agencia de correos que realiza el envío.

INACTIVO:El usuario no tiene permisos para devoluciones de correo.

MÓDULO: ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

OPCIONES DEL SISTEMA:

ACTIVO: El usuario sera administrador del sistema SIIM2.

INACTIVO: El usuario no tiene permisos de administrador del SIMM2.

MÓDULO: ENVÍOS DE CORREO

OPCIONES DEL SISTEMA:

ACTIVO: El usuario podrá registrar el envío de un documento que sale de la entidad.

INACTIVO: El usuario no tendrá permisos de envío.

MÓDULO: USUARIO REASIGNA

OPCIONES DEL SISTEMA:

ACTIVO: El usuario podrá utilizar la transacción reasignar a cualquier usuario en la entidad sin necesidad de tener asignado el rol de jefe.

INACTIVO: Si el usuario tiene el rol de jefe podrá reasignar radicados entre los usuarios de su área de trabajo o a los jefes de otras dependencias; SINO es jefe solo podrá reasignar radicados entre los usuarios de su área de trabajo.

MÓDULO: ESTADÍSTICAS

OPCIONES DEL SISTEMA:

CERO (0): El resultado del reporte o estadística seleccionada mostrara los registros del usuario quien realiza la consulta.

UNO (1): El resultado del reporte o estadística seleccionada mostrara los registros de todos o cualquier usuario de la dependencia en la cual se encuentra el usuario.

DOS (2): El resultado del reporte o estadística seleccionada mostrara los registros de todos o cualquier usuario de cualquier dependencia en la entidad.

MÓDULO: USUARIO ACTIVO

OPCIONES DEL SISTEMA:

ACTIVO: El usuario tiene permisos de ingresar a SIIM2.

INACTIVO: El usuario NO tiene permisos de ingresar a SIIM2.

MÓDULO: NIVEL DE SEGURIDAD

OPCIONES DEL SISTEMA:

UNO (1): En el modulo de consultas, el usuario no podrá acceder a los radicados cuyos dueños tengan un nivel de seguridad superior (1, 2, 3, 4 ,5).

DOS (2):

TRES (3):

CUATRO (4):

CINCO (5):

CONSULTA Y EDICIÓN DE USUARIOS

Consultar Usuarios

Para consultar un usuario, realice los siguientes pasos:

1) Haga clic en “USUARIOS Y PERFILES” dentro de las opciones del módulo de administración.

2) Al estar ubicado en la pantalla de “Administrador de Usuario”, seleccione la opción “Consultar Usuario”

3) Luego, seleccione la dependencia y el usuario a consultar.

4) El sistema mostrará la información con la que se creó el usuario.

5) Haga clic en “Continuar”

6) Luego podrá visualizar los permisos asignados sin la opción de modificarlos. Adicionalmente, podrá ver el histórico.

Para volver al menú, haga clic en el permiso Administración.

CONSULTA DE PERMISOS