MANUALES DE USUARIO OrfeoGPL - Correlibre

PRESENTACIÓN Argo / OrfeoGPL - Correlibre

Argo es un software de Gestión Documental y procesos basado en OrfeoGPl version correlibre.

Objetivo

Facilitar el aprendizaje en el uso del Sistema Integrado de Información para las Empresas y/o Entidades, así mismo optimizar las actividades diarias de los usuarios atendiendo a los requerimientos documentados en las historias de usuario.

Alcance

Abarca conceptos de funcionalidad del sistema no de los procedimientos establecidos por la Entidad / Empresa.

Definiciones

Los conceptos relacionados con el SIIM se encuentran en: Glosario

Términos Asociados

  • Sistema = OrfeoGpl
  • Proceso = Procedimiento
  • Etapas, Tareas = Actividades
  • Aristas = Puntos de control
  • Archivar = Descargar
  • Desalida = Archivo Virtual
  • Radicado u Orfeo = Oficio?
  • Work Flow = Work Flow
  • Sistema de Gestión = Sistema de Información
  • Carpetas = Bandejas
  • Reasignar = Enviar a
  • Memorandos = Internos
  • Salida = Oficio
  • Histórico = Traza

Reglas de trayectoria de los documentos

  • Un proyecto tendrá un expediente el cual será creado a partir de un radicado que muestre los predios seleccionados para su creación.
  • El expediente Proyecto podrá vincularse con uno o más expedientes que contengan procedimientos asociados al proyecto creado. Los expedientes vinculados se verán en la pestaña expedientes del proyecto y los usuarios responsables podrán consultar y editar información según corresponda.
  • Un expediente se identificará por: Código estructurado por año, dependencia, serie documental, subserie documental, consecutivo, la letra E y la etiqueta: Ésta íltima permitirá buscar por el nombre del Proyecto el cual se escribe cuando se crea el expediente del proyecto.
  • La seguridad del expediente puede ser establecida por el creador o durante el flujo de trabajo por los usuarios asignados.
  • Los formularios diligenciados en una de las actividades del procedimiento serán visualizados en el expediente de un proyecto. Estos formularios podrán ser radicados o no.
  • Cada anexo tiene asociada una traza. Los anexos borrados serán visualizados en el link “Ver Borrados” del expediente.
  • El historial de un procedimiento será visualizado en el link “Historia del Expediente”.
  • Cuando se termine una Actividad de un Procedimiento de Metrovivienda el usuario deberá cambiar el estado de forma manual.
  • Todos los documentos pasan por el jefe de una dependencia
  • Las solicitudes de corrección de formularios o adjuntos deberán ser solicitados por el sistema, utilizando las transacciones: “Reasignar” ó “Devolver” según sea el caso.
  • Cada usuario debe tener asignado un nivel de seguridad acorde con sus funciones en la entidad.
  • Los históricos de los formularios Web2Py quedarán grabados en el expediente.

USO DE LA DOCU-WIKI Y FOROS DE DISCUSIÓN

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