ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO EN ORFEO

Para ingresar a esta opción usted debe tener habilitados los permisos de Administrador de Archivo en nivel 2.

Opciones del permiso de Archivo

Ingrese por el menú Acciones de Orfeo y seleccione el link Archivo:

1. BUSQUEDA BASICA

Aquí podrá buscar rápidamente en un listado de expedientes el radicado a archivar, especificando el estado y el lugar físico donde este se encuentra.

- Una caja de texto habilitada para escritura rotulado como “Expediente”. - Una caja de texto habilitada para escritura rotulado como “Radicado”. - Una lista de selección rotulada como “Fecha de Inclusión Inicial y Final”. Por defecto se toma un rango de 1 mes. - Un botón en estado habilitado rotulado como “Buscar”. - Lista de selección de las dependencias existentes en el sistema. Por defecto esta se encuentra seleccionada en “Todas las dependencias” - Un rotulo denominado “Listar por:” correspondiente a la sección de ordenamiento de los registros presentados de acuerdo con su estado (Por Archivar / Archivados /Por Excluir) cada uno con un link de acceso. Según el hipervínculo seleccionado, el sistema presenta las listas de documentos presentes en la lista ordenada por el criterio del mismo.

Para finalizar dé click en el botón Buscar:

1.1 Por Archivar

De acuerdo con la búsqueda solicitada el sistema despliega la información encontrada. Por defecto se muestra la lista de los documentos pendientes “Por Archivar”:

Las columnas que se presentan están identificadas por los siguientes encabezados:

-“Radicado Entrada”. Equivale al número de radicado del documento que ya ha sido incluido en expediente virtual y que esta pendiente por archivar en fisico.

-“Fecha Radicado”. Fecha de radicación del documento incluido en el expediente virtual.

-“Expediente”. Número del expediente virtual en el que fue incluido el radicado.

-“Fecha Inclusión”. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluyó el documento en el expediente virtual.

-“Tipo Documental”. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla de retención documental de cada entidad.

-“Archivado?”. Equivale al valor “Si” si el documento ya ha sido ubicado físicamente dentro de su expediente y a “No” en caso contrario. Además son hipervínculos que llevan al usuario a la vista de Ubicación Física del Expediente. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este documento.

-“Ubicación”. Corresponde a la ubicación física del expediente, listándose de la siguiente forma: por ejemplo (Edificio (“Sigla del edificio”),Piso(“Sigla del piso ”), Estante(ES),Entrepaño(EN) y Caja(C)), separado por rayas y según clasificación de cada entidad. Estas siglas son parametrizables y corresponden al campo que se llama en el administrador del modulo.

Estos encabezados además son hipervínculos que permiten que el usuario ordene la lista presentada de acuerdo a la columna del encabezado que seleccione.

1.2 Archivados

Al dar clic en el link “Archivados”, el sistema trae los radicados que ya se encuentran ubicados físicamente en el respectivo expediente.

El encabezado de búsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con el nombre de la persona que archivo el documento y la fecha de archivo correspondiente.

Adicionalmente se obtiene el link para ingresar a la Búsqueda Avanzada en la parte superior derecha.

Las columnas que se presentan están identificadas por los siguientes encabezados:

-“Radicado Entrada”. Equivale al número de radicado del documento que ya ha sido incluido en el expediente virtual y que esta pendiente por archivar en fisico.

-“Fecha Radicado”. Fecha de radicación del documento incluido en el expediente virtual.

-“Expediente”. Número del expediente virtual en el que fue incluido el documento.

-“Fecha Inclusión”. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluyó el documento en el expediente virtual

-“Tipo Documental”. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla de retención documental de cada entidad.

-“Archivado Por”. Muestra el login de la persona que archivo en físico este radicado.

-“Fecha de Archivo”. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sido ubicado físicamente dentro de su expediente. No deben haber radicados que no hayan sidos incluidos en un expediente virtual.

1.3 Por Excluir

Al dar clic en el link “Por Excluir”, el sistema trae los documentos que han sido solicitado para excluir y que se encontraban ubicados físicamente.

Aparecen las siguientes opciones:

El encabezado de búsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con la fecha de archivo correspondiente.

Las columnas que se presentan están identificadas por los siguientes encabezados:

-“Radicado Entrada”. Equivale al número de radicado del documento que ya ha sido incluido en expediente virtual y que esta pendiente por archivar en fisico.

-“Fecha Radicado”. Fecha de radicación del documento incluido en el expediente virtual.

-“Expediente”. Número del expediente virtual en el que fue incluido el documento.

-“Fecha Inclusión”. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluyó el documento en el expediente virtual.

-“Tipo Documental”. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla de retención documental de cada entidad.

-“Ubicación”. Corresponde a la ubicación física del expediente, listándose de la siguiente forma: por ejemplo (Edificio(ED),Estante(ES),Entrepaño(EN) y Caja(C)), separado por rayas y según clasificación de cada entidad. Estas siglas son parametrizables y corresponden al campo que se llama en el administrador del modulo.

-“Fecha de Archivo”. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sido ubicado físicamente dentro de su expediente. No presenta ningún valor en caso de que el documento no haya sido incluido en el expediente virtual.

-“Excluir”. Muestra un icono con forma de carpeta. Al dar clic en el aparece el siguiente aviso, el cual, debera confirmar para tomar la accion:

1.4 Archivar Radicados

Para clasificar un documento físicamente, se selecciona el hipervínculo de valor “No”, el cual se encuentra en la vista de “Por Archivar” de alguno de los radicados no ubicados físicamente en el expediente al que corresponde.

Para las demás vistas el hipervínculo es la “Fecha de archivo” que esta ubicado en la columna de “Fecha de Archivo” y muestra la información de ubicación física.

1.5 Ver Ubicación Física

Presenta la vista de Ubicación Física del documento de acuerdo con la parametrización realizada en el sistema para cada uno de los rótulos de los campos, estos irán apareciendo a medida que se vayan seleccionando cada uno de los ítems.

Esta selección se dará a partir del ítem inmediatamente siguiente al de “EDIFICIO”.

A su vez si se desea almacenar mas de un radicado de un mismo expediente, basta con seleccionar en el cuadro adjunto al numero de radicado y numero de folios correspondiente a este mismo, que se encuentra en la parte de debajo de la ventana.

Además de esto si el radicado posee anexos que no se encuentren bastara con colocar el numero de los folios anexos en el cuadro adjunto al numero del radicado, por otra parte si se desea ingresar nuevas Tipos Documentales en el expediente se selecciona los radicados pertenecientes a esa y se deselecciona los que no, sin importar si ya se encuentran archivados o no. El siguiente es un ejemplo de cómo quedaría para un piso seleccionado, el cual esta compuesto por:

El sistema muestra el numero de Tipos Documentales que posee el expediente, dejando por defecto el numero de la Unidad Documental del radicado por donde entro a la pantalla de ubicación, si se desea ver todos los radicados que se encuentran en esta Unidad Documental toca dar clic en el botón “»”, pero si se desea ver una Unidad Documental especifica basta con colocar el numero en el cuadro de texto anexo al texto “No”, y dar clic en el botón “»” y se traerán los radicados pertenecientes. Además cuando la Unidad Documental alcanza un máximo estipulado en la entidad aparecerá el siguiente cuadro que dice que debe pasar a la siguiente Unidad Documental.

El usuario determinara los datos del expediente de acuerdo con su ubicación física y da clic en el botón “Archivar”. Apenas se hace esta opción el número de folios del expediente se actualizara sumando todos los folios de cada radicado que se encuentre almacenado físicamente.

El sistema cambia el estado del radicado, indicando que se encuentra “Archivado” y además se generara un registro y una actualización tanto del histórico, como de la tabla de ubicación del expediente, con el login de la persona que ubico físicamente este expediente.

Por otro lado si la dependencia no posee el permiso de inclusión a un archivo fisico de un edificio o a un edificio determinado de archivacion no va a poder almacenar en ninguno de los 2, asi como si desea modificar la ubicación fisica de un expediente al que ya se le asigno una ubicación determinada no lo va a poder hacer y le aparecera el siguiente cuadro: