INTRODUCCIÓN A LA DIGITALIZACIÓN

Generalidades

Una de las características de la Implementación del módulo de digitalización de Orfeo en Comisión Nacional del Servicio Civil es la agilidad y la mejora en la resolución de las imágenes una vez son escaneadas y enviadas al servidor, sin necesidad de realizar pasos adicionales.

Lo anterior, dentro del concepto SMART TOUCH (Software de Digitalización de Kodak) con la que se pueden enviar los documentos digitalizados al servidor, casi directamente desde el scanner. Este cliente ha sido probado en equipos con windows xp de 32 bits y equipos windows 7 de 32 bits.

Requerimientos de Funcionalidad para Orfeo

1. Se pueden enviar imágenes allegadas por correo electrónico, Compac Disc, Usb, etc o por Scanner de cualquier tipo, donde es recomendable que:

  • Soporte Multitif compresion 4
  • Digitalice en cualquier formato, Orfeo por defecto soporta tiff, pdf, jpj,png
  • Soporte digitalización a 150 dpi , blanco y negro o escala de grises.

- Tenga instalado el software del scanner, que permita configurarlo para hacer el llamado al cliente . Entre otras funcionalidades, este software permite que al oprimir el botón de digitalización del scanner digitalize la documentación, y esa imagen “la cargue” en Orfeo el cual después de digitar el numero del radicado, se envía al servidor, es decir Orfeo solo se encarga de hacer llegar la imagen al servidor e insertar los cambios en la base de datos.

2. Conexión a la base base de datos, con la interfaz ODBC, en consecuencia se debe instalar el driver correspondiente a la base de datos con la cual se va a manejar la persistencia en Orfeo. Realizar pruebas de conexión.

3. Conexión FTP, con los puertos y direcciones habilitadas y probadas a los equipos digitalizadores. (Tener en cuenta, políticas de seguridad, antivirus y firewalls). Realizar pruebas de conexión.

4. El usuario del equipo digitalizador debe tener el mismo usuario en el correo. Por ejemplo el señor Pablo Perez, usuario del equipo como pperez, en el campo CORREO o MAIL_1 (usua_email en la DB) debe figurar como pperez@cnsc.gov.co.

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN ORFEO

Digitalización de Documentos

- Oprima el botón de scaneo directamente en el scanner, en el botón que tiene habilitado la diodo o luz “verde”, previamente se debe haber colocado en la bandeja las hojas a scanear.

- El scanner digitaliza la imagen y abre una ventana de dialogo cuando ha terminado:

Ventana de Diálogo del Escáner

- Damos click en “Realizado”

- El aplicativo toma unos segundos en llamar al “orfeo.exe ” para cargarle la imagen

Guardando Imagen

- Enseguida nos va a salir una ventana del digitalizador del Orfeo,

- Después oprimimos la tecla F12, donde le vamos a dar el número de radicado completo:

- Damos click donde Orfeo toma el el número, para que se habilite el botón de “envío” al servidor, el cual oprimimos (Icono - Sobre de color blanco):

Digitalización de Documentos Anexos

- Ejecutamos los pasos anteriores, cargando la imagen y buscando el radicado.

- Teniendo el radicado “cargado” damos click en el icono cuya figura muestra un sobre en marco rojo.

- Enseguida nos sale un menú donde digitamos, si sabemos, el numero de código de tipo documental, si no entonces seleccionamos el tipo documental del menú de selección.

- Digitamos las observaciones el caso, teniendo en cuenta que este es un índice también de búsqueda!

- Finalmente diligenciados estos campos damos en el botón ENVIAR y saldrá un mensaje de archivo subido al servidor.

- Para validar que en archivo queda como anexo, ingresamos al radicado, directamente por Orfeo y damos click en la pestaña documentos anexos.

Radicados pendientes por Digitalizar

Para saber los radicados pendientes por digitalizar, damos click en el icono en forma de “cuaderno y mano”. Esto hace que se enliste los radicados pendientes.

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