MANEJO DE EXPEDIENTES

Crear un Expediente

Esta funcionalidad permite al usuario agrupar varios radicados que se encuentren registrados en el sistema y asociarlos en una sola carpeta denominada EXPEDIENTE. Estos expedientes virtuales se van conformando a medida que el usuario o usuarios incluyen radicados en determinado nombre de expediente, logrando en una sola ventana mostrar todos los documentos involucrados en el mismo proceso y los cuales se encuentran físicamente archivados.

Los expedientes se conforman teniendo en cuenta el año y la dependencia. Cada expediente refleja como se encuentran organizados físicamente los archivos de cada una de las áreas productoras. Para la conformación de los expedientes virtuales se debe:

1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que será incluido en el expediente: 2. Ingresar al radicado dando click en la fecha de radicación: 3. Dar click en la pestaña Expedientes:

4. El sistema se ubica en la vista de “Expedientes” la cual está compuesta por:

a). Datos Radicado: Indica el número del radicado con el cual se está trabajando.

b). El link “INCLUIR EN” para incluir el radicado actual en un expediente que ya se encuentra creado en el sistema y el link “CREAR” el cual permite realizar la creación de un nuevo expediente. (Se debe tener en cuenta que la opción “Crear” solamente será vista para los usuarios que cuenten con este permiso especial.)

c). Enlace a la pantalla del Historial del expediente.

d). Enlace a la pantalla que indica que documentos han sido Borrados del expediente.

e). Enlace “INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE” muestra la pantalla que permite anexar los documentos necesarios en el mismo expediente donde se encuentra el radicado.

5. Crear Nuevo Expediente:

Para crear un nuevo expediente se da clic en el enlace CREAR donde aparecerá el siguiente cuadro el cual debe ser llenado con la TRD correspondiente a la dependencia del radicado.

Nota: Un usuario solamente puede crear expedientes correspondientes a la dependencia en la cual pertenece. Si el expediente que se desea crear pertenece a otro año este puede ser modificado al dar clic en la selección del año, los demás números del expediente van a ser anexados automáticamente debido a un consecutivo que se tiene en la base de datos, a menos que se desee colocar este numero manualmente en cuyo caso se debe seguir la siguiente estructura.

Y bastara con cambiar los datos en sus respectivos campos. Ademas si se desea se puede marcar la casilla de Consecutivo de Expediente Manual, cuando este exista.

6. Paso seguido bastara con colocar la fecha de la creación del expediente y seleccionar el Usuario Responsable del Proceso, para que aparezca el botón de “Crear Nuevo Expediente”, y el sistema solicita la confirmación de la creación del expediente.

Nota:los campos con asterisco deben ser diligenciados 7. El sistema graba los datos del radicado en el cual se encuentra ubicado y al dar clic en CERRAR aparecerá esta información en la vista del expediente, indicando el número creado (el numero indicado en el punto a, más una letra E, que indica Expediente) y los documentos anexos que tiene dicho radicado y que pertenecen a este expediente.

Para todos los radicados que son grabados en un expediente, automáticamente se envía una notificación a las personas de Archivo para que realicen el procedimiento de Archivado físico del documento a cada expediente. Cuando el radicado ya ha sido creado en un expediente se pueden realizar las siguientes acciones: Incluir en otro expediente el mismo radicado, Excluirlo de alguno y además la Creación de un nuevo expediente para el mismo radicado con los enlaces ubicados en la parte superior.

El expediente virtual debe reflejar una fiel copia del expediente físico, por lo anterior, recuerde entregar todos los documentos físicos que se requieran al grupo de archivo correspondiente.

Crear otro Expediente en un Radicado con Expediente

Esta funcionalidad permite al usuario asignarle otro expediente a los radicados que pertenecen al expediente. Estos expedientes virtuales se van conformando a medida que el usuario o usuarios incluyen radicados en determinado nombre de expediente, logrando en una sola ventana mostrar todos los documentos involucrados en el mismo proceso y los cuales se encuentran físicamente archivados.

Los expedientes se conforman teniendo en cuenta el año y la dependencia. Cada expediente refleja como se encuentran organizados físicamente los archivos de cada una de las áreas productoras.

Para la conformación de los expedientes virtuales se debe:

1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que ya posee un Expediente el cual se quiere incluir en un nuevo expediente:

2. Ingresar al radicado por la fecha de radicación:

3. Dar click en la pestaña Expedientes:

4. El sistema se ubica en la vista de “Expedientes” la cual está compuesta por:

a). Datos Radicado: Indica el numero de radicado con el que se va a trabajar.

b). Nombre de Expediente: Muestra el numero del expediente donde se encuentra actualmente el radicado.

c). Historia del Expediente: Muestra todas las operaciones realizadas al expediente donde se encuentra el radicado.

d). Ver Borrados: Muestra los documentos anexos que han sido borrados del expediente por radicado.

e). Enlace Crear: Nos permite crear un nuevo expediente para el mismo radicado. (Se debe tener en cuenta que para qué este enlace aparezca se debe poseer permiso de creación de expedientes.)

f). Enlace Excluir de: Nos permite excluir un radicado de un expediente determinado.

g). Enlace Incluir en: Nos permite incluir este radicado en un expediente distinto.

h). Al dar clic sobre cualquiera de los números de expedientes este actualiza la pagina con la información de los radicados que se encuentran en el numero seleccionado (La cual aparece abajo de ver borrados).

i). Enlace “INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE” muestra la pantalla que permite anexar los documentos necesarios en el mismo expediente donde se encuentra el radicado.

5. Crear Nuevo Expediente de un Radicado con expediente: Para crear un nuevo expediente se da clic en el enlace CREAR donde aparecerá el siguiente cuadro el cual debe ser llenado con la TRD correspondiente a la dependencia del radicado.

Nota: Un usuario solamente puede crear expedientes correspondientes a la dependencia en la cual pertenece.

Si el expediente que se desea crear pertenece a otro año este puede ser modificado al dar clic en la selección del año, los demás números del expediente van a ser anexados automáticamente debido a un consecutivo que se tiene en la base de datos, a menos que se desee colocar este numero manualmente en cuyo caso se debe seguir la siguiente estructura.

Y bastara con cambiar los datos en sus respectivos campos. Además si se desea se puede marcar la casilla de Consecutivo de Expediente Manual, cuando este exista. 6. Paso seguido bastara con colocar la fecha de la creación del expediente y seleccionar el Usuario Responsable del Proceso, para que aparezca el botón de “Crear Nuevo Expediente”, y el sistema solicita la confirmación de la creación del expediente.

7. Por ultimo se la da clic en el botón CONFIRMACIÓN CREACIÓN EXPEDIENTE.

El sistema graba los datos del radicado en el cual se encuentra ubicado y al dar clic en CERRAR aparecerá esta información en la vista del expediente, indicando el número creado (el numero indicado en el punto a, más una letra E, que indica Expediente) y los documentos anexos que tiene dicho radicado y que pertenecen a este expediente, así como los expedientes donde se encuentra incluido.

Para todos los radicados que son grabados en un expediente, automáticamente se envia una notificación a las personas de Archivo para que realicen el procedimiento de Archivado físico del documento a cada expediente. El expediente virtual debe reflejar una fiel copia del expediente físico, por lo anterior, recuerde entregar todos los documentos físicos que se requieran al grupo de archivo correspondiente.

Incluir Radicados en un Expediente

Esta funcionalidad permite al usuario agrupar varios radicados que se encuentren registrados en el sistema y asociarlos en una sola carpeta denominada EXPEDIENTE. Estos expedientes virtuales se van conformando a medida que el usuario o usuarios incluyen radicados en determinado nombre de expediente, logrando en una sola ventana mostrar todos los documentos involucrados en el mismo proceso y los cuales se encuentran físicamente archivados.

Los expedientes se conforman teniendo en cuenta el año y la dependencia. Cada expediente refleja como se encuentran organizados físicamente los archivos de cada una de las áreas productoras. Para incluir un radicado en un expediente que ya existe en el sistema se debe:

1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que será incluido en el expediente:

2. Ingresar al radicado por la fecha de radicación:

3. Dar click en la pestaña Expedientes:

4. El sistema se ubica en la vista de “Expedientes” la cual está compuesta por:

a). Documento anexo de: Indica si el radicado ha sido generado a partir de uno existente en el sistema. Es decir, se muestra su radicado padre.

b). Enlace “INCLUIR EN” muestra la pantalla que permite incluir el radicado en un expediente. Enlace “CREAR” muestra la pantalla de creación de un nuevo expediente. (Se debe tener en cuenta que para que este enlace aparesca se debe poseer permiso de creacin de expedientes.)

c). Enlace a la pantalla del Historial del expediente.

d). Enlace a la pantalla que indica que documentos han sido Borrados del expediente.

e). Enlace “INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE” muestra la pantalla que permite anexar los documentos necesarios en el mismo expediente donde se encuentra el radicado.

5. Incluir Radicado en Expediente:

Para incluir un radicado en un expediente se debe tener en cuenta que todos los expedientes creados tienen la siguiente estructura:

Nota: Un usuario puede incluir un radicado a cualquier expediente sin importar que el usuario no pertenezca a la dependencia que creo el Expediente.

Esta opción esta habilitada para todos los usuarios.

a). Diligenciar en la caja de texto el número de expediente que desea incluir.

b). Dar click en el botón “Incluir en Exp”

c). El sistema solicita la confirmación de la Inclusión o Asociación del radicado al expediente.

d). Dar click en el botón Confirmar

e). El sistema graba los datos del radicado en el cual se encuentra ubicado y aparece esta información en la vista del expediente, indicando el número del expediente a donde se incluyó (el número indicado en el punto a, más una letra E, que indica Expediente) y los documentos anexos que tiene dicho radicado y que pertenecen a este expediente.

Nota:los campos con asterisco deben ser diligenciados Para todos los radicados que son grabados en un expediente, automáticamente se envía una notificación a las personas de Archivo para que realicen el procedimiento de Archivado físico del documento a cada expediente. El expediente virtual debe reflejar una fiel copia del expediente físico, por lo anterior, recuerde entregar todos los documentos físicos que cree o que incluya en un determinado expediente, al grupo de archivo correspondiente.

Cuando el radicado ya ha sido incluido en un expediente, se pueden realizar las siguientes acciones: Incluir en otro expediente el mismo radicado (Para el cual se deben seguir los mismos pasos, lo único es que se da clic en este enlace); Excluirlo de alguno y además la Creación de un nuevo expediente para el mismo radicado.

Excluir Radicado de un Expediente

Esta funcionalidad permite al usuario excluir un radicado de un expediente existente. Para excluir un radicado de un expediente virtual se debe:

1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que ya posee un Expediente el cual se quiere excluir de un expediente:

2. Ingresar al radicado por la fecha de radicación:

3. Dar click en la pestaña Expedientes:

4. El sistema se ubica en la vista de “Expedientes” la cual está compuesta por:

a). Datos Radicado: Indica el numero de radicado con el que se va a trabajar.

b). Nombre de Expediente: Muestra el numero del expediente donde se encuentra actualmente el radicado.

c). Historia del Expediente: Muestra todas las operaciones realizadas al expediente donde se encuentra el radicado.

d). Ver Borrados: Muestra los documentos anexos que han sido borrados del expediente por radicado.

e). Enlace Crear: Nos permite crear un nuevo expediente para el mismo radicado. (Se debe tener en cuenta que para qué este enlace aparezca se debe poseer permiso de creación de expedientes.)

f). Enlace Excluir de: Nos permite excluir un radicado de un expediente determinado.

g). Enlace Incluir en: Nos permite incluir este radicado en un expediente distinto

h). Al dar clic sobre cualquiera de los numeros de expedientes este actualiza la pagina con la informaciòn de los radicados que se encuentran en el numero seleccionado (La cual aparece abajo de ver borrados).

i). Enlace “INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE” muestra la pantalla que permite anexar los documentos necesarios en el mismo expediente donde se encuentra el radicado.

5. Excluir un radicado de un expediente: Al dar clic en el enlace EXCLUIR DE aparecerá la siguiente ventana, donde se debe marcar de que expediente se desea excluir el radicado.

Paso seguido se procede a dar clic en el botón EXCLUIR y aparecerá el siguiente complemento:

6. Al dar clic en el botón CONFIRMAR aparecerá una ventana con los datos de en que expedientes se encuentra incluido el radicado.

Si se desea excluir un radicado que ya ha sido archivado, el programa sacara un error de que no se puede y que debe comunicarse con archivo para que le entrege el radicado físico y se pueda excluir ese radicado. Para todos los radicados que son grabados en un expediente, automáticamente se envía una notificación a las personas de Archivo para que realicen el procedimiento de Archivado físico del documento a cada expediente. El expediente virtual debe reflejar una fiel copia del expediente físico, por lo anterior, recuerde entregar todos los documentos físicos que se requieran al grupo de archivo correspondiente.

Registro Histórico del Expediente

Esta funcionalidad permite al usuario ver el historial de un expediente y con otro boton ver los documentos anexos borrados del expediente por radicado. Para la ver el historial o ver los radicados borrados de los expedientes virtuales se debe:

1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que ya posee un Expediente el cual se quiere incluir en un nuevo expediente:

2. Ingresar al radicado por la fecha de radicación:

3. Dar click en la pestaña Expedientes:

4. El sistema se ubica en la vista de “Expedientes” la cual está compuesta por: a). Datos Radicado: Indica el numero de radicado con el que se va a trabajar.

b). Nombre de Expediente: Muestra el numero del expediente donde se encuentra actualmente el radicado.

c). Historia del Expediente: Muestra todas las operaciones realizadas al expediente donde se encuentra el radicado.

d). Ver Borrados: Muestra los documentos anexos que han sido borrados del expediente por radicado.

e). Enlace Crear: Nos permite crear un nuevo expediente para el mismo radicado. (Se debe tener en cuenta que para qué este enlace aparezca se debe poseer permiso de creación de expedientes.)

f). Enlace Excluir de: Nos permite excluir un radicado de un expediente determinado.

g). Enlace Incluir en: Nos permite incluir este radicado en un expediente distinto.

h). Al dar clic sobre cualquiera de los números de expedientes este actualiza la pagina con la información de los radicados que se encuentran en el numero seleccionado (La cual aparece abajo de ver borrados).

i). Enlace “INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE” muestra la pantalla que permite anexar los documentos necesarios en el mismo expediente donde se encuentra el radicado.

5. Ver el historial de un expediente:

Al dar clic en el botón de “ HISTORIAL DEL EXPEDIENTE”, este muestra la siguiente pantalla: En el cual se pueden ver todas las operaciones realizadas dentro del expediente, así como en que estado se encuentra actualmente, los días esperados para este trabajo, los días hábiles del proceso, lo días hábiles legales y la fecha de inicio del proceso.

6. Ver Borrados de un expediente:

Al dar clic en el link “VER BORRADOS”, este nos muestra una actualización de la página con los documentos anexos borrados del expediente por radicado.

Si se quiere volver a ocultar los documentos borrados del expediente basta con dar clic en el botón de “OCULTAR BORRADOS” y estos se vuelven a ocultar.

Incluir Documentos Anexos en un Expediente

Esta funcionalidad permite al usuario anexar documentos relacionados con los radicados mostrados en pantalla a un expediente. Para anexar un documentos relacionados al expediente virtual se debe:

1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que ya posee un Expediente el cual se quiere incluir en un nuevo expediente:

2. Ingresar al radicado por la fecha de radicación:

3. Dar clic en la pestaña Expedientes:

4. El sistema se ubica en la vista de “Expedientes” la cual está compuesta por:

a). Datos Radicado: Indica el numero de radicado con el que se va a trabajar.

b). Nombre de Expediente: Muestra el numero del expediente donde se encuentra actualmente el radicado.

c). Historia del Expediente: Muestra todas las operaciones realizadas al expediente donde se encuentra el radicado.

d). Ver Borrados: Muestra los documentos anexos que han sido borrados del expediente por radicado.

e). Enlace Crear: Nos permite crear un nuevo expediente para el mismo radicado. (Se debe tener en cuenta que para qué este enlace aparezca se debe poseer permiso de creación de expedientes.)

f). Enlace Excluir de: Nos permite excluir un radicado de un expediente determinado.

g). Enlace Incluir en: Nos permite incluir este radicado en un expediente distinto.

h). Al dar clic sobre cualquiera de los números de expedientes este actualiza la pagina con la información de los radicados que se encuentran en el numero seleccionado (La cual aparece abajo de ver borrados).

i). Enlace “INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE” muestra la pantalla que permite anexar los documentos necesarios en el mismo expediente donde se encuentra el radicado.

5. Incluir documentos anexos a un expediente:

Los primero que se debe hacer es seleccionar el(los) radicado(s) que desea incluir en un expediente y da clic en el link “INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE”. Esto a su vez despliega una ventana donde se encuentra la información de los expedientes asociados al radicado actual e indica el número de expediente en el cual se desea incluir los documentos relacionados como anexos o asociados:

Luego se hace clic sobre la caja de chequeo del(os) expediente(s) al cual desea incluir los radicados seleccionados en la pestaña de Expedientes . Se pueden seleccionar varias a la vez ó si es necesario todas haciendo clic sobre la caja de chequeo del encabezado de la columna. Después se hace clic en el botón “INCLUIR EN EXPEDIENTE”, a lo que el nos solicita la confirmación de la inclusión de los documentos en el expediente:

A lo que se incluyen los documentos seleccionados en el expediente indicado por el usuario y muestra la vista “EXPEDIENTES” reflejando el resultado de la transacción.