INGRESO

Autenticación

En la barra de direcciones del navegador Mozilla Firefox y/o Chrome en la red de la entidad.

Figura 1. Ingreso al Sistema

Una vez se encuentre en la pantalla anterior, escriba el usuario y contraseña asignados.

NOTA: El usuario para el ingreso al sistema será el mismo login del correo institucional. Por ejemplo, si el correo de la entidad es: usuario@entidad.gov.co el usuario será usuario, como se observa en la Figura 1. Ingreso al Sistema.

Si la autenticación es correcta, el sistema lo enviará a la bandeja de entrada, en caso contrario el sistema no lo dejará ingresar o le mostrará una ventana de cambio de contraseña.

Al ingresar, el sistema lo enviará a la bandeja de entrada donde encontrará las siguientes opciones:

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  • Un menú superior con las opciones generales del sistema
  • Un Filtro donde podrá buscar los radicados almacenados en su bandeja de usuario.
  • A la derecha del filtro encontrará una opción de paginación de a 10, 25, 50 ó todos los radicados. Y en la parte inferior 2 botones (Previous y Next) con los cuales podrá navegar en las diferentes páginas de acuerdo a lo seleccionado.
  • Lista de radicados enviados a su usuario para trámite, Cada radicado en pantalla se identifica con las columnas: No. Radicado (Asignado automáticamente por el sistema), Alerta, Fecha Radicado, Asunto, Remitente/Destinatario, Expediente, Enviado por, Tipo Documento, Días Calendario, Ref.

A continuación se describen los detalles de lo encontrado al iniciar sesión.

Opciones Generales

Al hacer clic en el nombre de usuario encontrará las siguientes opciones:

Figura 3. Opciones Generales del SIIM2 - Perfil

Perfil

Como se observa en la Figura 3 esta opción permite actualizar la información personal del usuario como: Documento de identidad, Fecha de Nacimiento, Correo electrónico, Piso, Extensión, etc.

Cambio de Clave

Con la opción Cambio de clave activa, el usuario podrá cambiarla cuantas veces lo requiera. La clave del sistema no tiene caducidad y el usuario podrá determinar la frecuencia para realizar el cambio. Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva contraseña.

Para realizar un cambio de clave escriba la nueva contraseña en los dos campos de texto de la Figura 4 y haga clic en Aceptar.

Figura 4. Cambio de clave

Si la contraseña no coincide el sistema solicitará diligenciar estos campos nuevamente, en caso exitoso el sistema lo llevará le solicitará grabar datos y le permitirá volver a la pantalla de autenticación en ArgoGPl / Orfeo.

Figura 4.1 Grabar Cambio de Clave

Salir

Cierra la sesión en el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es importante que siempre la sesión quede completamente cerrada en el sistema, por este motivo al querer terminar la sesión se debe realizar por esta opción.

Sesión de usuario inactiva

Cada vez que un usuario permanezca inactivo en el sistema por un período determinado de tiempo se cerrará la sesión. Por tanto si usted está navegando y se cierra la sesión deberá autenticarse nuevamente.

Al utilizar el sistema desde un sitio público (cafés o salas de Internet) el usuario debe asegurarse de cerrar la sesión.

Estructura de Bandejas

Son las bandejas que vienen por defecto al crear cualquier usuario, estas son: Entrada, Salida, Memos, Vo.Bo., Devueltos.

Entrada

A esta Bandeja ingresan todos los documentos que han sido asignados a un usuario y a los cuales se les debe hacer algún tipo de tramite. Cuando se radica un documento desde el área de correspondencia para una dependencia determinada, el radicado llega a la bandeja de “ENTRADA” del Jefe o encargado de la dependencia a la cual se radicó.

Salida

A esta bandeja llegan todos los registros de radicación de salida que han sido generados por el usuario como una Radicación Nueva, y a la cual, se le anexará un documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un documento como nuevo, el radicado llega directamente a la bandeja “SALIDA” del usuario que lo radicó.

Memos

A esta bandeja llegan todos los registros de radicación de memorandos (-3) que han sido generados por el usuario.

VoBo

En esta bandeja se encuentran los radicados que un usuario ha enviado para revisión y aprobación a su Jefe de Grupo. Si se encuentra en un usuario JEFE, tendrá toda la lista de los radicados que sus funcionarios le hayan enviado para Vo.Bo. En esta bandeja podrá realizar todas las transacciones al radicado como reasignar, devolver y radicar; pero si es un USUARIO normal, solo podrá visualizar los documentos que él mismo ha enviado a su jefe pero no podrá realizar ninguna transacción con los documentos.

Devueltos

A esta bandeja llegan los documentos que le han sido devueltos por alguna razón por otros usuarios.

Informados

Llegarán los radicados que le han sido informados por otros usuarios.

Transacciones

Guarda un histórico de todas las transacciones realizadas desde la creación y actividad de un usuario en el sistema.

Agendados

Almacenará los radicados que usted a agendado en la aplicación.

Agendados Vencidos

Una vez se venza el plazo programado en la bandeja agendados el sistema enviará el radicado a esta bandeja.

Personales:

Son las bandejas creadas por los usuarios mediante el vinculo nueva carpeta para la organización de sus documentos.

Filtrar y paginar Radicados

Para Buscar o paginar radicados deberá estar autenticado en el sistema y en la opción Filter del Sistema podrá buscar radicados por los siguientes parámetros.

  • Radicado: Número automático asignado cuando un documento es registrado en el sistema
  • Fecha Radicado: Fecha del radicado asignada por el sistema.
  • Asunto: Asunto del radicado.
  • Remitente: Persona registrada como remitente. Puede ser un funcionario o contratista de la entidad, ciudadano, persona natural o jurídica, empresa o entidad a quien se debe responder la solicitud.
  • Tipo Documento: Es la Tipificación asignada por el responsable del documento
  • Días restantes: Plazo para tramitar un radicado. Estos plazos son definidos por el administrador del Sistema.

Figura 5.1. Bandeja de Radicados

Ingreso a un radicado leído o no leído

Para ver el detalle de un radicado en el sistema encontrará la siguiente información distribuida en pestañas:

Información del Radicado: Donde se muestran los datos del remitente

Historico: Presenta el Historial de un radicado desde que inicia el trámite hasta que termina.

Documentos Anexos: Muestra los anexos de un documento y de acuerdo a los permisos de usuario se podrán tipificar.

Expediente: Muestra el(los) expedientes asociados con el radicado.

Figura 5.3. Radicado en uno o más expedientes

En la Figura 5.3 se presenta una vista del radicado incluido en un expediente y en la figura 5.4 se presenta una vista de un radicado sin expediente.

Figura 5.4. Radicado sin expediente