MÓDULO GENERAL

A continuación se presentan las funcionalidades generales del sistema que le facilitarán el uso de Orfeo.

Transacciones

a) Enviar a: Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su respectivo trámite. El sistema le permite a un usuario básico enviar un documento únicamente a los usuarios que pertenezcan a su misma dependencia. El Jefe por el contrario, puede enviar documentos a los usuarios de su dependencia y adicionalmente a los Jefes de cualquier dependencia. Por esta razón cuando se necesite enviar un documento a otra dependencia diferente se debe hacer por medio del Jefe, para que este a su vez lo envíe a la dependencia respectiva.

1. Dar click en el botón “Enviar a”

2. Marcar el registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea Enviar

3. Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se enviará el (los) radicado(s) escogido(s). (Si es usuario básico solo aparece la dependencia a la cual pertenece)

4. Dar click en la opción Enviar a ( »)

5. El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a quien enviará el radicado, se escribe el comentario respectivo y se da click en el botón “REALIZAR”

NOTA:se deben diligenciar los campos con los asteriscos

6. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han reasignado.

b) Enviar a visto bueno: con esta funcionalidad se puede enviar a un usuario de la misma dependencia como por ejemplo a un jefe del área para su debida revisión y corrección del mismo.

1. seleccionar el radicado el cual se va a enviar a visto bueno 2 seleccionar de la lista despegable la opción enviar a visto bueno

c) Mover a carpeta: Con esta funcionalidad se puede trasladar un documento que se encuentra en cualquier bandeja, a una bandeja personal ya creada previamente. Se pueden organizar los documentos dependiendo la clasificación que cada usuario le quiera dar. Los pasos para mover un documento estando en cualquier bandeja son: 1. Seleccionar la opción Mover a…

2. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea mover

3. Seleccionar de la lista desplegable, la bandeja personal a la cual se enviará el (los) radicado(s) escogido(s)

4. Dar click en el botón de enviar ( »)

El sistema despliega una ventana para registrar el comentario, se da click en el botón “Realizar”. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han trasladado de bandeja. Un documento se puede trasladar a cualquier bandeja, tanto predeterminada como personal.

d) Informar: Con esta funcionalidad se puede enviar una copia de un documento a cualquier usuario para su información y si es necesario su respectivo trámite. El sistema le permite a un usuario básico informar un radicado o otro, sin importar si pertenece o no a su misma dependencia.

1. Seleccionar la opción “INFORMAR”

2. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea Informar

3. Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se informará el (los) radicado(s) escogido(s).

4. El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a quien se le informará el (los) radicado(s), se escribe el comentario respectivo

NOTA:se deben diligenciar los campos con los asteriscos 5. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han sido informados.

Si luego de realizar alguna operación que implique que un documento deba salir de una bandeja o trasladarla a una nueva, debe hacer clic en el titulo de bandejas en el lado izquierdo de la pantalla para que los contadores (números entre paréntesis al lado de cada bandeja), sean actualizados.

e) Finalizar tramite: Cuando los documentos ya se les ha realizado el trámite respectivo, se requiere archivar en el sistema.

Archivar

1. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea archivar.

2. Dar click en la pestaña “Finalizar Tramite…”.

3. El sistema despliega una ventana donde se anotará un comentario y se da click en el botón “REALIZAR”.

Transacción ARCHIVAR

4. El sistema realiza la confirmación de los radicados que han sido archivados.

Finaliza la transacción

5. Actualizar con la tecla F5.

Agendar un radicado (Plazos)

Esta funcionalidad permite al usuario la programación a futuro del trámite de uno o varios documentos que por su naturaleza no requieran ser atendidos de inmediato. Se puede realizar dicha programación con cualquiera de los documentos sin importar la ubicación de las bandejas del sistema. El usuario puede asignar una fecha al radicado con la cual, en el sistema se puede realizar un control sobre los documentos que se deben ir tramitando cronológicamente de acuerdo a lo seleccionado por el usuario.

Para agendar un documento, se debe:

1. Ubicar en la carpeta donde se encuentra el(los) radicado(s) y seleccionarlo(s) y dar click en la fecha de radicado, verificar que se encuentra tipificado, luego escoja una acción en la pestaña enviar a o en informar .

2. En enviar a, escoja una Dependencia, automáticamente lo ingresa a una ventana que informa la transacción a realizar y rellenamos todos los campos del formulario. a. Reasignar. b. Asunto o información. c. Informar a (escoge dependencia y luego el usuario al que se desea notificar) d. Agendar (Escoger fecha posterior para notificar)

3. Seleccionar la fecha para la cual se quiere agendar dicho documento (La fecha de agenda debe ser mayor a la fecha actual).

4. Seleccionar el botón Realizar.

El sistema despliega la pantalla para diligenciar un comentario y se presiona el botón “Realizar”.

En este momento aparece el(los) radicado(s) que se programo en la carpeta “Agendado” y que se encuentra pendiente para tramitar en una fecha posterior a la fecha del día. En la Carpeta “Agendado” se irán trasladando automáticamente los documentos que tienen programados la fecha del día actual, o fecha anterior a esta.

Si se quiere sacar un documento de la agenda simplemente se debe ubicar en la carpeta donde se encuentra el documento Agendado (Vencido o No Vencido), seleccionar el documento y dar click sobre el botón “Sacar de la Agenda”

Filtro por bandejas

Esta funcionalidad permite al usuario realizar la búsqueda de un radicado que se encuentra actualmente en cualquiera de sus carpetas y el sistema al encontrarlo le permitirá ubicarlo fácilmente. El filtro de radicados se puede realizar en cualquier carpeta sin importar que sea predeterminada (Entrada, Salida, Vo.Bo., Devueltos) o Carpeta personal.

NOTA:se deben diligenciar los campos con los asteriscos Para realizar la búsqueda de un radicado, se debe:

1. Seleccionar una carpeta desde donde desea realizar la búsqueda.

2. Escribir el número de radicado o radicados que desea buscar, separados por comas(,). No es necesario digitar el número completo. También puede buscar por asuntos.

3. Marcar en el campo “Todas las Carpetas” si desea que el sistema realice la búsqueda en todas las carpetas que tiene el usuario, o dejarlo en blanco para que la búsqueda se realice solo en la carpeta actual.

4. Dar Click en el botón “Buscar”

5. El sistema realiza la búsqueda solicitada y todos los documentos que contengan los datos requeridos en el número de radicado, serán visualizados en una lista.

6. Para saber en cual carpeta se encuentra el radicado se debe ubicar el puntero del mouse sobre el primer icono que se encuentra al lado izquierdo del número del radicado, en este momento se despliega una nota indicando en qué carpeta se encuentra.

Solicitar Físico

Por medio de esta funcionalidad el sistema permite solicitar los documentos físicos correspondientes a los radicados generados a través del aplicativo, como los radicados de entrada, salida, etc. los cuales reposan en el área central de Archivo, y que el usuario requiere para realizar algún tipo de análisis o se incluirá en el expediente respectivo.

Para solicitar el préstamo de un documento se debe:

1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que será solicitado:

2. Ingresar al radicado por la fecha de radicación:

3. El sistema despliega la información general del radicado seleccionado, con los datos grabados en el proceso de radicación. En la parte superior aparece un vínculo para “Solicitar Físico”:

4. Dar click en el vínculo “Solicitar Físico” y el sistema despliega el módulo de Reserva del documento. 5. Seleccionar de la lista desplegable la “Acción” deseada “Solicitar”; el tipo de requerimiento deseado (este puede ser Documento o Anexo, en el evento que el documento tenga Anexos) y seleccionar el botón “Enviar Solicitud”.

6. El sistema realiza una reserva del documento indicando el número del radicado, el login del usuario que realiza la solicitud, la dependencia, la fecha de solicitud, fecha de vencimiento, tipo de requerimiento, estado, acción.

7. Si se seleccionó por equivocación la solicitud del documento y este ya no se necesita, se da click en el link que aparece en la Acción “Cancelar Solicitud”

8. El sistema realiza la cancelación de esta reserva siempre y cuando no se haya hecho efectivo el préstamo por parte del grupo de Archivo.

Nota:

1. Un usuario puede solicitar el documento físico de un radicado que se encuentre en su usuario o que se encuentre en el usuario de Salida. 2. El préstamo del documento y del anexo se pueden manejar independientes, es decir, se puede solicitar el documento y luego solicitar el anexo. 3. Un radicado no se puede prestar más de una vez a varios usuarios al mismo tiempo. 4. Luego de haber hecho la solicitud del radicado por el sistema, el usuario solicitante debe ir personalmente al área de Archivo para que le entreguen el documento físico. En esta área se realiza una validación por medio del sistema donde se deberá digitar la clave del usuario que solicita el documento, para poder entregar el documento.

Clasificar un radicado de acuerdo a la TRD

De acuerdo a la ley 524 de 2000 establecido por el Archivo General de la Nación, indica que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.”

La elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental es una labor que como la norma lo indica, todas las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas deben llevar a cabo y que se recomienda implementar también en cualquier otra organización sin importar su naturaleza orgánica-funcional.

En Orfeo, se realiza la aplicación de las tablas de retención documental asignando la respectiva identificación a cada radicado generado en el sistema, teniendo en cuenta la SERIE, SUBSERIE y TIPO DE DOCUMENTO al que pertenece, y de esta manera poder ser clasificado en el área de archivo.

El área de archivo es la encargado de asignar las series, subseries y tipos de documentos a cada dependencia en el sistema de acuerdo con la función que realiza cada una de ellas, para que los usuarios del sistema puedan clasificar sus documentos.

Todos los radicados que se generen dentro del sistema, sin importar el tipo de radicación, deberán ser clasificados en su Tabla de Retención Documental respectiva.Si esta operación no es realizada no se podrá dar como finalizado un documento, es decir no se podrá Archivar. Para la clasificación de un documento se debe:

1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que será clasificado 2. Ingresar al radicado por la fecha de radicación: 3. El sistema se ubica en la pestaña de Información de radicado, que es donde se encuentra el link para ingresar a TRD:

4. Dar click en el botón TRD (…) :

5. El sistema despliega una nueva ventana donde se visualizara la serie, subserie y tipo de documento que puede utilizar dicha dependencia.

NOTA:se deben diligenciar los campos con los asteriscos 6. Seleccionar de acuerdo al documento en que está trabajando los datos correspondientes a la TRD. A medida que se va seleccionando la serie, se despliegan las subseries que se encuentran asignadas y los tipos de documentos con los que se pueden identificar el documento.

Se debe tener en cuenta que el tipo de documento se encuentra ligado al tipo de radicación, es decir, existen tipos documentales que se restringen únicamente a un tipo de radicación como por ejemplo, el tipo documental “Derecho de Petición de consulta”, es un documento que ingresa a la entidad, por lo tanto solamente se podrá clasificar en los radicados que sean de entrada (-2)

7. Dar click en el botón “Insertar”

8. El sistema realiza la actualización del documento, indicando su respectiva clasificación, código (codigo + serie+ subserie + tipo de documento + dependencia), nombre de la serie, nombre de la subserie, tipo de documento, dependencia, acción.

Nota: Si se creó una clasificación que no era, se puede dar click en el link “Borrar”, que se encuentra debajo de la acción y se vuelve a crear.

Un documento solamente puede ser clasificado una vez por la dependencia, pero se puede clasificar varias veces en dependencias diferentes de acuerdo a la función que realice cada una, respecto al trámite dado.

9. Dar click en el botón “Cerrar”

10. El sistema realiza la actualización indicando la tipificación realizada por el usuario. Esta se puede observar en la pestaña de Información de Radicado, y se guarda el registro histórico indicando el nombre del usuario que realizó la tipificación.

CLASIFICACION DE LOS RADICADOS ANEXOS EN LA RESPECTIVA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Los radicados que son generados a partir de la pestaña de documentos, tambien deben ser clasificados en la Tabla de Retención documental respectiva.

Para clasificar estos documentos se debe:

1. Ingresar a la pestaña de documentos donde se encuentra el(los) radicado(s) generado: 2. Dar click en el link “Tipificar” que aparece en la columna de “ACCION” 3. El sistema despliega la ventana donde se visualizara la serie, subserie y tipo documental que puede utilizar dicha dependencia.

4. En este momento se efectuan los mismos pasos para realizar una tipificación normal seleccionando serie, subserie y tipo de documento

NOTA:se deben diligenciar los campos con los asteriscos 5. El sistema realiza la actualización del documento, indicando su respectiva clasificación, código (dependencia + cod. serie + cod. subserie), nombre de la serie, nombre de la subserie, tipo de documento, dependencia, acción.

6. Dar click en el botón “Cerrar” y el sistema se ubica nuevamente en la pestaña documentos marcando en la Columna “TRD” una letra “S” indicando que el documento se encuentra tipificado.

NOTA: Todos los radicados generados en la pestaña de documentos deberán estar Clasificados en su “TRD” para poder dar finalizado un trámite, de lo contrario al intentar archivar o reasignar el radicado el sistema enviará un mensaje indicando:

Código de Barras

En la sección de plantillas podrá descargar la fuente de código de barras para que sus formatos sean de fácil y rápida lectura durante la digitalización.

Plantillas

A mano derecha, encuentra la cinta opciones y dentro de esta hacemos click sobre plantillas-; me despliega las siguientes ventanas:

Campos de masiva y combinación de correspondencia

En la opción de listado de Fuentes de Código de barra; se debe tener instalado en el computador o Dispositivo Móvil, las fuentes de códigos de barras.

- Descargar las fuentes desde GNU/Linux, MAC, OSX o Windows y abir directamente con el Administrador de Fuentes, Luego Dar la Opción Instalar. –> FREE3OF9.TTF - free3of9.ttf - FREE3OF9X.TTF - Licencia FREE3OF9.TXT

A modo de ejemplo, damos un clic sobre la palabra FREE3OF9.TTF, la cual me despliega la siguiente ventana.

Damos clic en aceptar y me despliega el visor de tipografías, con una serie de códigos de barras

Luego, cerramos, después de cargado el primer archivo y continuamos con el siguiente.

- o copiar estos archivos en el directorio fuentes: \fonts