Préstamo De Expedientes

Para ingresar a Orfeo y hacer la solicitud de préstamos de Expedientes, debemos ingresar a un radicado por la fecha, el cual debe estar incluido dentro del expediente el cual se solicitará.

Luego de ingresar al radicado nos ubicamos en el sistema en la parte izquierda en la pestaña de expedientes, una vez en esta pestaña nos ubicamos en la palabra expediente, lo seleccionamos y nos desplegara una lista de opciones donde encontraremos la opción “solicitar préstamo”.

Luego de haber seleccionado “solicitar préstamo” en las opciones nos aparecerá un mensaje el cual nos preguntará si estamos seguros, seleccionamos aceptar.

después de haber seleccionado aceptar nos aparecerá una ventana alterna donde aparecerán los radicados y la acción “solicitado”en cada uno de los radicados que están incluidos dentro del expediente solicitado, en la parte inferior de esta ventana seleccionamos “Regresar”.

El usuario que realizará los préstamos en el sistema o en el siim debe tener el permiso de préstamo de documentos asignado anteriormente por el administrador del sistema y deberá dirigirse a la parte superior del sistema al modulo de administración y seleccionar gestión documental.

Este a su vez desplegará una serie de opciones la cual la que escogeremos será la de préstamos y préstamo de documentos.

Cuando seleccionamos esta opción nos enviara a una ventana donde aparecerán varios criterios de búsqueda como los son radicado, expediente, login de usuario, dependencia y usuario.

Con cualquiera de estos criterios nos aparecerán los radicados y los expedientes solicitados en la parte inferior de la pantalla.

Seleccionamos el o los radicados que se prestarán al usuario que los solicita y en la parte inferior encontraremos dos opciones “prestar” o “cancelar” damos click en prestar y seleccionamos esta opción.

Luego de eso nos enviara a una ventana donde aparecerán en la parte superior un campo donde se podra poner un comentario, siguiente a eso encontraremos otro campo donde se pondrá el estado del documento si se encuentra “prestado”, “préstamo indefinido ” o “devolver al proveedor”.

También encontramos la fecha límite o fecha de vencimiento del préstamo en año/mes/día cuando se selecciona el estado “prestado”.

Encontraremos un campo donde se auditará la contraseña del usuario para poder comprobar y realizar la transacción del préstamo, en la parte inferior de todos estos campos encontraremos los radicados o documentos a los cuales se está haciendo la solicitud de préstamos.

Se digitará la contraseña y se dará click en comprobar donde nos aparecerá la palabra realizar en la parte superior derecha la cual seleccionaremos para dar por terminada la transacción de préstamos de expedientes o documentos.

Devolución De Documentos

Para ingresar al modulo de Devolución De Documentos, nos ubicamos en el sistema en la parte superior izquierda en la ventana de Administración una vez en esta, nos ubicamos en la pestaña de Gestión Documental luego préstamo donde vamos a seleccionar Devolución de Documentos

Una vez ubicados en el modulo de devolución de documentos vamos a encontrar la ventana de búsqueda de las devoluciones de documentos físicos, podemos filtrar esta búsqueda por las distintas opciones que nos muestra el sistema.

una vez encontrada la Devolución de préstamo de documentos pasamos a seleccionar el radicado y damos click en enviar

pasamos a la ventana de aprobación de la devolución del documentos donde el sistema nos da la opción de darle un comentario

le damos click en realizar y el sistema nos mostrara una ventana diciéndonos que la acción requerida fue aprobada

Cancelar Solicitudes

Para ingresar al modulo de Cancelar solicitudes, nos ubicamos en el sistema en la parte superior izquierda en la ventana de Administración una vez en esta, nos ubicamos en la pestaña de Gestión Documental luego préstamo donde vamos a seleccionar Cancelar solicitudes.

Generación de Reportes

Para generar los reportes en el sistema del estado de las solicitudes y devoluciones de los documentos prestados o a prestar físicamente,nos ubicamos en el sistema en la parte superior izquierda en la ventana de Administración una vez en esta, nos ubicamos en la pestaña de Gestión Documental luego préstamo donde vamos a seleccionar “generación de reportes”

Una vez en la pestaña de generador de reportes vamos a encontrar varias opciones o filtros para generar el reporte una vez seleccionados los parámetros de búsqueda para generar el reporte damos click en “generar”

generado el reporte podemos exportarlo a una hoja de calculo en la parte inferior seleccionamos el icono para exportar a hoja de calculo