RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

Tipos de Radicación

Para radicar un documento en el sistema tenga en cuenta lo siguiente:

Figura 1. Tipos de Radicado en Orfeo

NOTA: Para cualquier tipo de radicado en el sistema, los pasos son los mismos.

Radicación de Entrada (-2)

Consiste en capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos en la Entidad a los cuales se les asignará un número de radicado, y este a su vez, será quien lo identifique dentro de los diferentes trámites.

Las opciones de radicación de entrada son asignadas por permisos a los usuarios establecidos, que conforman las diferentes dependencias que tienen la opción de radicar documentos de entrada. Para radicar un documento de entrada se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el vinculo de Entrada, en la sección de RADICACION

rad._entrada.jpg

2. El sistema despliega una vista donde se realiza una verificación previa para saber si el documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para realizar las relaciones de anexo y asociado según sea el caso.

Se pueden realizar búsquedas de acuerdo con los siguientes criterios: Referencia (Cuenta Interna, No. de Oficio), No. de Radicado, Expediente, Identificación (T.I.,C.C.,Nit), Nombres.

rad_previa.jpg

Además, existe un rango de fecha para realizar la búsqueda. Por defecto el sistema siempre busca en el último mes de acuerdo a los parámetros solicitados. Si se desea realizar la búsqueda en otra fecha diferente se debe ampliar el rango.

rango_de_fecha.jpg

Existen 3 formas de radicar un documento:

Figura 2. Radicación nuevo copia datos

a)Nuevo (Copia de datos): Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene ningún antecedente en la Entidad.

b)Como Anexo: Se selecciona cuando al realizar la verificación previa, ya existen datos en la entidad y el documento a radicar pertenece al mismo expediente. En el sistema se crea un vínculo que indica que el documento será anexo de otro.

c)Asociado: Se selecciona para el caso de los documentos que llegan con una carta de remisión indicando varios expedientes.

3. El sistema ingresa a un módulo de radicación:

dilegenciar_formulario.jpg

Allí, debe digitar la fecha del documento (que el sistema lo muestra con la fecha actual por defecto), y debe ingresar un usuario radicador. En el primer espacio se debe seleccionar el tipo de usuario:

4. Debe diligenciar mínimo uno de los siguientes campos para realizar la búsqueda:

5. En la parte de abajo automáticamente aparecen las búsquedas, donde se selecciona el de interés y automáticamente carga la información:

buscar_usuario.jpg

6. A continuación se llenan los demás campos con la información solicitada, teniendo en cuenta que “Asunto” tiene una cantidad mínima de 15 caracteres. Para finalizar dé clic en “Radicar documento”

7. El sistema despliega una pantalla con el número de radicación de entrada (-2) de acuerdo al consecutivo correspondiente para la dependencia que se encuentra radicando. Este número es el que identifica el documento durante todo el proceso.

numero_de_entrada.jpg

8. Además, tiene como opción Modificar el radicado correspondiente, asociar imagen, asociar radicado, tipificar, ver radicado o generar un sticker:

modificar_radicado.jpg

9. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de entrada del Jefe de la dependencia a la cual se envió.

En este momento queda creado el registro para iniciar su trámite.

Los documentos físicos se deben digitalizar y encadenar el registro creado con la imagen correspondiente.

Radicación de Salida (-1)

Para radicar un documento con destino externo en Orfeo por favor realice los siguientes pasos:

1. Prepare la comunicación a enviar: En su editor de texto, realice la comunicación teniendo en cuenta el formato establecido para las comunicaciones externas.

2. Seleccionar el vinculo de Salida, en la sección de RADICACIÓN, ubicado en el menú superior del sistema.

rad_salida.jpg

3. Seleccione la opción según corresponda:Nuevo (Copia Datos), si su comunicación no se relaciona con algún registro existente en el sistema; Como Anexo, cuando es una respuesta de un radicado existente en el sistema; O Asociado cuando la comunicación es un alcance o una extensión a un radicado existente en el sistema.

4. Busque a su destinatario en el campo “Usuario radicador”, escogiendo si es Ciudadano, Entidad o Usuario Orfeo, e ingresando la informacion de uno de los campos de busqueda:

5. En la parte inferior aparece las coincidencias de la busqueda, escoja el usuario:

6. Agregar destinatario (sólo si no existe en el sistema): Realice este paso sólo si su destinatario no tiene registros en el sistema. Usted podrá agregarlo o modificarlo usando el botón “+Nuevo”

7. Completar datos de radicación: Una vez tenga su destinatario en el formulario de radicación, complete los campos: Asunto, Medio de Recepcion, No de Folios, No de anexos, Descripcion Anexos, Dependencia y Tipo documental (Si Aplica), teniendo en cuenta que la caja “Asunto” tiene una capacidad minima de 15 caracteres:

8. Generar Consecutivo: Al terminar de diligenciar los datos del formulario de radicación haga clic en el boton azul “Radicar documento”.

9. El sistema asignará el consecutivo correspondiente:

10. Se puede modificar el radicado en la parte superior derecha mediante el boton “Modificar radicado”:

11. Radicar documento generado: Si el radicado generado es de entrada, imprima el Sticker y continúe con la digitalización del documento. Pero si el radicado generado es de salida o memorando, deberá ingresar al radicado en la bandeja correspondiente y anexar el documento para ser radicado. Para esto deberá ingresar a la bandeja donde se encuentra el radicado, e ingresar a este dando clic sobre la fecha:

12. Ingrese a la pestaña “Documentos anexos” y desde alli cargue el anexo usando el boton “Anexar Archivo”:

13. En la ventana desplegable cargue el archivo anexo desde el computador y de clic en “Actualizar”

14. Enviar el documento al destinatario: Una vez finalice la radicación, impresión y firma del documento envíe el documento al destinatario.

Radicación Interna (-3)

Para radicar un documento con destino interno en Orfeo por favor realice los siguientes pasos:

1. Prepare la comunicación a enviar: En su editor de texto, realice la comunicación teniendo en cuenta el formato establecido para las comunicaciones internas.

2. Ingrese al permiso de radicación memorandos: Una vez ingrese a Orfeo, seleccione la opción Radicación - Memorando, ubicado en el menú superior del sistema.

3. Busque previamente su destinatario: Si el destinatario de su comunicado ya registra en el sistema al buscarlo, encontrará los radicados relacionados y podrá traer los datos al formulario de radicación. Una vez encuentre o no los datos de su destinatario haga clic en el botón azul buscar.

4. Seleccione la opción según corresponda: Nuevo (Copia Datos), si su comunicación no se relaciona con algún registro existente en el sistema; Como Anexo, cuando es una respuesta de un radicado existente en el sistema; O Asociado cuando la comunicación es un alcance o una extensión a un radicado existente en el sistema.

5. Agregar destinatario (USUARIO Orfeo):a diferencia de el modulo de entrada o salida, en la radicación interna o memorando la base de datos contiene los usuarios de la entidad.

6. Completar datos de radicación: Una vez tenga su destinatario en el formulario de radicación, complete los campos: Asunto, Medio de Recepcion, No de Folios, No de anexos, Descripcion Anexos, Dependencia y Tipo documental (Si Aplica), teniendo en cuenta que la caja “Asunto” tiene una capacidad minima de 15 caracteres:

7. Generar Consecutivo: Al terminar de diligenciar los datos del formulario de radicación haga clic en “Radicar documento” y el sistema asignará el consecutivo correspondiente. A diferencia de los tipos de radicación de entrada y salida el memorando finaliza en 3.

8. Radicar documento generado: Si el radicado generado es de entrada, imprima el Sticker y continúe con la digitalización del documento. Pero si el radicado generado es de salida o memorando, deberá ingresar al radicado en la bandeja correspondiente y anexar el documento para ser radicado. Para esto deberá ingresar a la bandeja donde se encuentra el radicado, e ingresar a este dando clic sobre la fecha:

9. Ingrese a la pestaña “Documentos anexos” y desde allí cargue el anexo usando el botón “Anexar Archivo”:

10. En la ventana desplegable cargue el archivo anexo desde el computador y de clic en “Actualizar”

11. Enviar el documento al destinatario: Una vez finalice la radicación, impresión y firma del documento envíe el documento al destinatario.

Descargar una plantilla

Dentro del sistema vamos a encontrar las plantillas que el usuario usara para generar los documentos que van a enviarse a través del sistema,los encontramos ubicados en la parte superior derecha en la pestaña de opciones

Una vez ubicados en la pestaña de plantillas,buscamos la plantilla o documento que vamos a generar para enviar a través del sistema

Procedemos a la descarga de la plantilla y al diligenciamiento del mismo y guardamos para cargarlo previamente al sistema

Nota= debe ser generado y diligenciado mediante libreoffice para la correcta interacción del sistema

Subir una Plantilla o Documentos

Para subir un archivo como una plantilla o documento,nos ubicamos en la bandeja donde esta el radicado al cual le vamos a anexar el documento y damos click en la fecha

nos aparecerá una ventana con 5 pestañas vamos a seleccionar la pestaña documentos anexos

dentro de la pestaña de documentos anexos vamos a seleccionar “anexar archivo” una vez seleccionado nos abrirá una ventana nueva en donde vamos a buscar y seleccionar el archivo para subir en el sistema

en la ventana emergente vamos a colocar el asunto del documento que vamos a subir al sistema y seleccionamos el tipo de radicado después buscamos el archivo en la pestaña de seleccionar archivo y enseguida le damos click a “actualizar”

luego de que aparezca que la transacción a sido exitosa le damos click en cerrar