RADICACIÓN MASIVA EN ORFEO

Consiste en la generación de una carta para diferentes destinatarios con un mismo asunto.

Requisitos para la radicación masiva

Antes de utilizar esta funcionalidad tenga en cuenta lo siguiente:

1. Debe tener instalado LibreOffice Calc y LibreOffice Writer y tener conocimientos sobre su uso.

2. Tener el permiso de radicación masiva (De no tenerlo comuníquese con el administrador del Sistema).

3. Las comunicaciones deben tener el mismo contenido

4. Deben ir dirigidas a más de 30 destinatarios. Esto implicará un número de radicado independiente para cada comunicación (destinatario), mediante el procedimiento automatizado de Orfeo.

5. Debe tener 2 archivos: El primero con el contenido del texto a enviar a los destinatarios y otro con extensión .CSV donde se encuentren listados los destinatarios con sus datos respectivos. A continuación se explica el procedimiento para generar la radicación masiva.

Elaborar Archivo .CSV

En una hoja de cálculo (LibreOffice Calc), elabore una base de datos que contenga los destinatarios de la comunicación, teniendo en cuenta los siguientes campos de combinación obligatorios:

*TIPO*

*NOMBRE*

*DIR*

*MUNI_NOMBRE*

*DEPTO_NOMBRE*

*PAIS_NOMBRE*

*ASUNTO*

Ejemplo Archivo CSV:

600|Ejemplo Base CSV

Imagen 1 - Ejemplo Archivo CSV

Para descargar archivo de la Imagen 1 Puede hacer clic aquí

Descripción de los campos Obligatorios de combinación

*TIPO*: Clasificación del tipo de registro, para el caso de la radicación masiva el usuario deberá colocar el número uno (1)

*NOMBRE*: Coloque el nombre de la persona o funcionario a quien va dirigida la comunicación.

*DIR*: Coloque la dirección sin abreviaturas, sin guiones, ni signos de número (# ó No.), no utilice superíndices (1°; 2 Este)

*MUNI_NOMBRE*: Coloque el municipio sin abreviaturas en mayúscula sostenida y sin tildes.

*DEPTO_NOMBRE*: Coloque el departamento sin abreviaturas en mayúscula sostenida y sin tildes. Organizar alfabéticamente todos los registros por departamento.

*PAIS_NOMBRE*: Coloque el país de destino

*ASUNTO*: Coloque el asunto de la comunicación.

Campos de combinación adicionales para Orfeo

Si requiere almacenar más campos en la base de datos de Orfeo puede utilizar los siguientes campos, los cuales también encuentra en el link de Plantillas:

600|Campos adicionales - Masiva

Imagen 2 - Campos adicionales para la radicación masiva

Guardando el archivo CSV

Una vez se encuentre lista la base de datos, se debe guardar en formato CSV (Delimitado por comas), y en la primer fila debe ir el nombre del campo como se muestra en la tabla encerrado entre asteriscos (*NOMBRE*), y la palabra en mayúscula.

Imagen 3 - Guardar archivo como CSV

Verificando archivo CSV

Para verificar que su archivo esté correctamente guardado como CSV(Separado por Comas), abra su archivo con un editor de texto: Ej: gedit(en linux) o bloc de notas(en equipos windows)

Imagen 3.1 - Verificación de CSV desde gedit

Revise que su archivo esté codificado como UTF-8:

Imagen 3.2 - Verficación Codificación UTF - 8

Si su archivo se encuentra separado por otro caracter diferente a comas (,) por favor reemplace el separador por comas hasta lograr que su archivo quede separado como se ilustra en la Imagen 3.1

FUNCIONALIDAD

Ingresar a Orfeo en: Radicación –> Masiva –> Masiva externa

Imagen 4 - Ingreso al permiso de radicación masiva

Aparece la siguiente ventana, donde el sistema le solicitará la aplicación de la TRD, la vinculación a un proceso (si aplica) y un botón para adjuntar archivo .CSV.

Imagen 5 - Ventana para adjuntar CSV

Una vez adjunte el archivo CSV, haga clic en el botón azul Radicar (Ver imagen 5)

Si existe alguna inconsistencia revise su archivo CSV y vuelva a realizar los pasos.

Si el sistema no encuentra inconsistencias en el archivo adjunto, le preguntará si está seguro de realizar esta transacción. Para continuar, de clic en OK

Imagen 6 - Ventana confirmación generación masiva

Ejemplo inconsistencia en datos para Orfeo

Imagen 6.1 - Error al generar radicación masiva

Generación del Listado para combinación de correspondencia

Una vez la generación de secuencias es correcta, el sistema le mostrará un listado con los radicados generados por cada fila de su archivo CSV. Por ejemplo:

Imagen 7 - Vista generación de secuencias en Orfeo

Haga clic en el link Abrir Listado (Imagen 7) y el sistema descargará por cada fila los radicados generados con los datos proporcionados por usted en los primeros pasos de este instructivo.

Imagen 7.1 - Listado Generado por Orfeo para la masiva

Descargue el Listado en LibreOffice Calc, guárdelo con extensión .ods y proceda a realizar la combinación de correspondencia en Libre Office Writer.

Imagen 7.2 - Guardando Listado como .ods

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN LIBRE OFFICE

Descargar plantilla de Orfeo

Diríjase a Opciones –> Plantillas y descargue la plantilla de radicación Masiva de Orfeo (Externa o interna). Para el ejemplo se escogerá la plantilla de radicación Externa.

Modificación plantilla de Orfeo

Edite su plantilla de acuerdo con sus necesidades (Cuerpo de texto o contenido del documento y luego con ayuda del asistente de combinación de correspondencia finalice la generación final de los documentos.

Guía rápida de radicación masiva

Una guía rápida para poder realizar la combinación de correspondencia se encuentra disponible en:

<https://pensamientosaztlek.files.wordpress.com/2013/07/libreoffice_writer_laformaridiculamentefacildecombinarcorrespondencia.pdf>

Impresión de Documentos masivos

Una vez termine la radicación masiva de su documento, imprímalos y diríjase al archivo para su posterior envío.

Nota: Por ser radicados generados por la opción de radicación masiva, no requieren ser marcados como impresos para su posterior envío.

Asociación de imágenes para radicados generados de forma masiva

Una vez sean impresos y firmados sus documentos para la radicación masiva, proceda a asociar las imágenes escaneadas por cada radicado generado. Para esta acción puede utilizar la opción Asociar imágenes de Orfeo.

RECUPERAR LISTADO DE UNA MASIVA GENERADA EN EL SISTEMA

Funcionalidad

Si requiere recuperar un listado de los generados en el sistema ingrese a la opción: Radicación –> Masiva –> Recuperar Listado.

Ingreso a Recuperar Listado

Imagen 8 - Ingreso a Recuperar Listado

Una vez ingrese, encontrará un listado con las masivas generadas por su dependencia en el sistema. Para recuperar listado seleccione el grupo de masiva y de clic en Recuperar Listado

300

Imagen 9 - Selección de listado a recuperar

Haga Clic en el hipervínculo generado:

Imagen 10 - Hipervínculo para ver pdf de la masiva a recuperar

Y el sistema mostrará la planilla con la que se generaron los consecutivos para esa masiva:

Imagen 11 - Vista pdf de una masiva


Milena Contreras 2015/08/03 17:20