La administración de la sección de Tablas de Retención Documental se compone de elementos que le permitirán manejar el contenido que encontramos en las TRD conforme sean actualizadas.

Para ingresar a las opciones por favor ingrese por la opción Acciones de Orfeo:

Diríjase a TRD, allí encontrara diferentes opciones para escoger.

Aquí encontrara todas las Series Documentales, con el opción para Buscar, Insertar, Modificar o Cancelar según sea la necesidad:

Para realizar la búsqueda de la serie documental, por favor digite en Código, el código ID de la serie y en el campo Descripción digite el nombre de la serie a buscar, por ultimo, de clic en Buscar:

Encontrará la búsqueda en la parte inferior de la pantalla:

Para insertar una nueva serie documental, por favor digite el código de identificación de la nueva serie y la Descripción de esta serie, la cual, corresponde al nombre que tendrá, en el campo Fecha desde seleccione la fecha actual cuando entrara en vigencia y en Fecha Hasta selección la fecha limite de cuando la serie a añadir sea vigente, luego dé click en el botón Insertar:

Aparecerá la nueva serie cargada en la base de datos:

Para modificar una serie documental, busque la serie digitando el código, la descripción de esta y dando click en Buscar:

Luego realice la debida modificación en Descripción y de click en el botón Modificar. En la parte inferior aparecerá la serie modificada.

El botón Cancelar es para interrumpir la acción que se iba a tomar.

De la misma manera que en el punto anterior, ingrese por el menú Acciones del SIIM, diríjase a Clasificación Documental y de click en Subseries:

Allí aparecerán varios datos acerca de la subserie y la opción de Buscar, Insertar; Modificar y Cancelar:

Para Buscar, seleccione en Código de Serie, la serie donde esta ubicada la subserie de interés (en este caso de ejemplo, escogeremos la serie 11-Auditorias), inmediatamente luego de escoger la serie, en la parte inferior aparecen las subseries relacionadas con el código de ID y la fecha de vigencia:

En Código Subserie, digite el numero de ID de la subserie de interés y en Descripción, digite el nombre de la subserie de acuerdo a la búsqueda inferior, de click en el botón Buscar:

La búsqueda aparecerá en la parte inferior:

Para Insertar una nueva subserie, seleccione en Código de Serie, la serie donde estará ubicada la subserie de interés, en Código de Subserie digite el código de ID de la nueva subserie a insertar (recuerde tener en cuenta el listado de subseries existentes en la parte inferior), digite en Descripción el nombre de la nueva subserie, en Fecha desde, por favor seleccione la fecha actual del día en el que creara la subserie:

En Fecha Hasta, seleccione la fecha donde caducara la vigencia de la subserie:

Para completar los datos de Tiempo Archivo de Gestión y Tiempo Archivo Final, deberá verificar la información que esta contenida en la normativa.

En Soporte escoja la presentación en la que se encuentra disponible el documento, teniendo como opciones 1. Papel, 2. Magnético o 3. Papel/Magnético:

En Disposición Final indique la información de acuerdo a la normativa:

Para finalizar de click en el botón Insertar:

En la parte inferior de la pantalla aparecerá la información cargada incluyendo la nueva subserie:

Para modificar una subserie, por favor seleccione el Código de Serie, digite el Código de Subserie a modificar, al igual que en la Descripción digite el nombre de la subserie y dé clic en Modificar:

Luego digite en la Descripción de la subserie, lo que desea modificar y de clic en el botón Grabar Modificación:

Aparecerá la nueva subserie cargada en la información de la parte inferior de la pantalla y adicional mente un mensaje confirmando la acción:

El botón Cancelar es para interrumpir la acción que se iba a tomar.

Esta función nos permite realizar la relación entre los tipos documentales que hemos creado previamente a la base de datos de la dependencia y la subserie a la que debe ir cargada.

Ingrese dando clic en el menú Acciones de Orfeo, seleccionando la opción TRD y dando clic en Matriz Relación.

Para relacionar un tipo documental a una serie y una subserie debe escoger la dependencia, serie, subserie y tipo de soporte en el que se encuentra el documento a relacionar:

En la parte inferior aparecen los tipos documentales que están asignados y los que están sin asignar a los parámetros de búsqueda, en donde debe buscar el que creo nuevo y seleccionarlo para añadirlo a la dependencia, serie y subserie deseada:

Por ultimo, dé clic en Enviar para agregar el tipo documental:

El botón Cancelar es para detener el proceso de la acción que se estaba realizando.

Aquí podemos buscar, insertar o modificar un tipo documental a la base de datos.

Para ingresar debe hacerlo por la opción Acciones del menú de Orfeo. seleccionando Clasificación Documental y dando clic en Tipos Documentales:

Para buscar un tipo documental debe digital el nombre del tipo documental en el campo Descripción y dar click en Buscar:

En la parte inferior aparecerán todos los tipos documentales que se asocien con la búsqueda realizada:

Digite el nombre del tipo documental a insertar en el campo Descripción, Termino tramite (días) de acuerdo a las normativas, seleccione el tipo de documento, si es de Salida, Entrada o Memorando, y por ultimo si desea que este tipo documental aparezca disponible para Radicación. Por ultimo, de click en Modificar:

El Tipo Documental aparecerá cargado en la parte inferior de la pantalla de acuerdo a sus especificaciones:

Ingrese el nombre del tipo documental a modificar y de click en Modificar:

Modifique los datos de su interés y de click en el botón Grabar Modificación para guardar los cambios:

En esta opción se puede Activar o Desactivar la relación de las Tablas de Retención con los Tipos Documentales que usted desee que aparezcan o no en una determinada dependencia.

Para ingresar a esta opción, debe hacerlo a través del menú Acciones de Orfeo, dirigiéndose a TRD y seleccionando Modificación TRD Área:

Para activar un tipo documental en una dependencia especifica, debe seleccionar la dependencia de la lista inicial, la Serie, la Subserie y el tipo documental que se desea activar:

Para finalizar de click en el botón Activar y aparecerá un mensaje de notificación en la parte inferior que le indicara que ya esta realizada la acción:

Para desactivar un tipo documental en una dependencia especifica, debe seleccionar la dependencia de la lista inicial, la Serie, la Subserie y el tipo documental que se desea desactivar:

Para finalizar de click en el botón Desactivar y aparecerá un mensaje de notificación en la parte inferior que le indicara que ya esta realizada la acción:

En esta opción encontrara la posibilidad de crear un listado a modo de informe de las Tablas de Retención Documental actuales.

Para ingresar debe hacerlo por el menú Acciones de Orfeo, dirigiéndose a Clasificación Documental y escogiendo Listado de Tablas de Retención Documental:

Para generar un reporte, debe escoger la dependencia y hacer click en el botón Generar informe:

En la parte inferior de la pantalla aparecerá el reporte seleccionado: